E-Rechnung für Ingenieur- und Planungsbüros

Was gilt wann?

1. seit 1. Januar 2025

   Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können – auch kleine Büros.

2. bis 31. Dezember 2026

   Übergangszeit: Papierrechnungen und andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF bleiben im Geschäftsverkehr noch zulässig.

3. ab 1. Januar 2027

   Büros mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen Rechnungen an Unternehmen als E-Rechnung ausstellen.

4. ab 1. Januar 2028

   Die Pflicht zur Ausstellung gilt für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen – unabhängig vom Umsatz.

Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, sie aber empfangen können. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gilt die XRechnung je nach Behörde bereits heute, meist mit Leitweg-ID.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den die Buchhaltung des Empfängers automatisch auslesen kann. Ein PDF per E-Mail gilt nach der Übergangszeit nicht mehr als E-Rechnung. Üblich sind zwei Formate: die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD/Factur-X (ein lesbares PDF mit eingebettetem XML).

So erstellt Honodo E-Rechnungen

• Aus jeder festgeschriebenen Rechnung – Standard-, Abschlags- und Schlussrechnung – entstehen XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X nach EN 16931.

• ZUGFeRD wird als PDF/A-3 mit eingebettetem XML erzeugt: Ihr Kunde sieht die gewohnte Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten automatisch.

• Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID tragen Sie direkt in der Rechnung ein.

• Ohne externe Dienste und ohne Zusatzkosten – in jedem Tarif enthalten.